Spesso non leggiamo neppure le condizioni sui siti web… ma sono importanti!
Quando navighiamo in Internet, dal pc o ancora più dai cellulari, cerchiamo immediatezza. Ci viene in mente qualcosa e lo vogliamo cercare subito, per avere la risposta in pochi secondi (come sono lontani i tempi delle enciclopedie…).
Google o un motore di ricerca che scegliamo ci dà i risultati (ordinati grazie alla SEO, dunque attenzione a non trascurarla mai), apriamo il sito e ci troviamo a dover accettare “Termini e condizioni” e “Privacy policy”.
Quante volte succede di sbuffare e di cliccare su “accetto” senza nemmeno leggere che cosa c’è scritto? Sicuramente tante. Sia “Termini e condizioni” e “Privacy policy” vengono spesso inseriti perché lo richiede la legge, tipologie simili di siti sono simili, ma essi hanno anche una precisa utilità.
Per prima cosa va detto che i due non sono affatto sinonimi, e prima di spiegare nel dettaglio che cosa è uno e che cosa è l’altro, si può affermare che “Termini e condizioni” proteggono il proprietario del sito e “Privacy policy” protegge chi naviga, soprattutto i suoi dati.
La necessità di avere sul proprio sito e di farli accettare da chi vi naviga i “Termini e condizioni” e “Privacy policy” nasce nel primo caso dalla necessità di stabilire una sorta di contratto tra proprietario del sito e chi naviga, nel secondo di informare su come verranno usati i dati.
La “Privacy Policy e la sensibilità riguardo i propri dati
Infatti, si lasciano molti dati online, quando si naviga, alcuni volontariamente (per esempio quando si lascia l’email per iscriversi a una newsletter), altri senza volerlo, anche solo passando da una pagina all’altra del sito esso registra i gusti.
Dal 2018 è entrato in vigore a livello europeo il regolamento sulla privacy, il GDPR, il cui acronimo significa General data protection regulation. Si deve informare, con le “Privacy Policy”, dell’uso che si farà dei dati.
D’altra parte il tema privacy è uno dei più scottanti e a cui le persone che usano Internet sono più sensibili, basti vedere la fuga da WhatsApp per la nuova informativa sulla privacy stessa. Gli utenti tengono alla protezione dei loro dati e della loro sfera privata.
“Termini e condizioni” e lo shopping online. Il valore è legale!
I “Termini e condizioni” si rendono sempre più necessari in particolar modo per siti che vendono prodotti o servizi (gli e-commerce, per esempio). E come s sa chi acquista online è decisamente in crescita.
Lo shopping online è aumentato vertiginosamente negli ultimi anni e il Covid ha impresso ancora una svolta importante al settore (a proposito, attenzione a come pagate!). Per questo inserire quello che è un vero e proprio contratto tra chi acquista e chi vende, ma anche tra chi naviga in un sito e chi ne è il proprietario, è diventato basilare.
Infatti, quelle che spesso si accettano senza nemmeno leggerli non sono delle frasi casuali buttate lì ma hanno un valore legale. Chi gestisce un e-commerce o comunque un sito Internet dovrebbe rivolgersi a un legale per farle redigere (serve attenzione anche per le “Privacy Policy”).
Iubenda crea le “Privacy Policy” in automatico ma…
Un sito Internet, Iubenda, offre un servizio secondo cui vengono scritte in automatico le frasi da mettere nelle “Privacy Policy”. Permette di farlo senza richiedere consulenze esterne, ma se si acquisiscono dei dati particolari, è sempre meglio chiedere un parere legale.
E questo vale ancora di più per quanto riguarda “Trattamenti e condizioni”, anche se ci sono delle linee guida da seguire. Ma ogni caso è a sé e soprattutto se il tipo di sito Internet è particolare è meglio essere prudenti.
Cosa si scrive in “Trattamenti e condizioni”
Per esempio quando si parla di commercio online esistono delle normative europee ben precise. Quel che viene scritto ha valore legale e dunque va curato, è un accordo tra il proprietario del sito web e gli utenti dello stesso sito web.
Descrivono nel dettaglio le politiche e le procedure condotte dal sito web. Per il proprietario del sito si tratta della possibilità di proteggersi da una potenziale esposizione nell’ambito di procedure legali: si capisce come sia meglio spenderci un po’ di tempo.
Il primo punto da specificare con attenzione è a chi appartiene il sito web, di qualsiasi natura (e-commerce, appunto, o sito di informazione) esso sia. Ciò vale sia se si ha a che fare con un proprietario che è una persona fisica sia se esso è una persona giuridica.
Nel secondo caso è fondamentale indicare il nome completo e preciso di tale entità (non il nome commerciale utilizzato per l’attività commerciale). Bisogna spiegare con esattezza anche che cosa viene offerto nel sito.
Che i Termini siano un contratto legale è ormai assodato, ma il dettaglio va specificato. L’utente che dice di accettarli ne è vincolato. Viene anche definito chi può utilizzare il sito e eventualmente, se esso lo richiede, creare un account (per usufruire per esempio di alcuni servizi).
E se il sito vende bisogna precisare…
Se il sito vende qualcosa, bisogna specificare con attenzione le principali condizioni commerciali per l’acquisto o la concessione di licenze per tali servizi: per un abbonamento, i termini, le commissioni da pagare e i termini del rinnovo dell’abbonamento.
Per vendite di oggetti: le condizioni generali di fornitura (come spedizione, resi e garanzie sui prodotti). Se si vende online, per chi acquista devono essere chiari dettagli quali la possibilità di restituire il prodotto e di essere rimborsati. Ciò permette al sito di rispettare le normative sulla protezione dei consumatori.
Per quanto concerne le vendite online, dal 13 giugno 2014 in tutta l’Unione Europea si applicano delle novità che devono essere debitamente incluse da chi vende prodotti attraverso “Trattamenti e condizioni”.
Il diritto di recesso, ovvero la possibilità da parte dell’acquirente di ripensarci e dunque di restituire il prodotto, aumenta di quattro giorni. Diventa dunque di 14 giorni, mentre prima era di 10. Una volta comunicata la decisione di restituire il prodotto, si hanno due settimane per rispedirlo al venditore.
Quest’ultimo avrà a sua volta 14 giorni per rimborsare il cliente. La trasparenza richiede che il commerciante sia molto chiaro nel precisare eventuali somme da pagare per chi desidera restituire il prodotto.
Un dettaglio per far capire l’importanza di “Termini e condizioni”: se il venditore non adempie all’obbligo di informativa al consumatore sul diritto di recesso al momento della vendita il limite viene prolungato di 12 mesi.
Il venditore deve indicare con chiarezza la propria identità e tutte le caratteristiche dei beni o servizi, il prezzo totale, il costo di spedizione, il diritto di recesso, le modalità di pagamento e la durata della garanzia. Se mancassero queste informazioni, l’acquirente avrebbe un immediato potere di rivalsa.
Anche per quanto concerne la restituzione della merce, una volta appurati i termini, bisogna essere molto precisi, spiegando termini, condizioni e procedure. L’acquirente può restituire il bene anche se esso è danneggiato.
Se si parla di vendite a catalogo o telefoniche, prima di spedire un prodotto o abilitare un servizio, il venditore dovrà mandare un contratto in forma cartacea da far firmare al cliente. Attenzione anche ai costi aggiuntivi per chi paga con carta di credito.
E se il consumatore vuole contattare il venditore, non gli si può imporre di pagare un costo superiore alla tariffa base della linea telefonica utilizzata dall’impresa. Insomma, i dettagli da tenere presente sono molti.
Addirittura, chi vende contenuti digitali (film, musica, programmi software) deve illustrare eventuali limiti di compatibilità con i dispositivi hardware e software e gli eventuali limiti di riproducibilità dei contenuti stessi. Il recesso può avvenire solo prima del download.
Cosa succede se non vengono rispettate queste nuove regole, che devono appunto essere indicate con precisione in “Termini e condizioni”? Il commerciante rischia una sanzione che può variare da un minimo di 5mila euro (50mila in caso di gravi violazioni) a un massimo di 5 milioni di euro.
Questo riguardava i siti che vendono prodotti o servizi, la cui attività prevede un passaggio di denaro tra chi acquista e chi gestisce il sito Internet o l’e-commerce. Ma come visto la politica di “Trattamenti e condizioni” è severa per ogni genere di realtà online.
Sembrerà banale, ma se il proprietario del sito desidera modificare la sua offerta, per poterlo fare deve averlo specificato nelle righe che noi approviamo, troppo spesso senza leggerle. Altrimenti gli utenti potrebbero protestare e avere legalmente ragione.
Un utente danneggia il sito? Si può bloccare l’account solo se se ne parla in “Termini e condizioni”
Se il sito permette di creare un account (come visto, bisogna spiegare in dettaglio chi eventualmente lo può fare e a che condizioni), lo stesso deve poterlo sospendere o annullare, se l’utente lo usa in modo improprio, con attività non legali condotte sul web proprio attraverso quel profilo.
Ovviamente, il sito avrebbe tutte le ragioni a tutelarsi, in modo da non essere esposto a problematiche create da attività poco trasparenti o ancora penalmente condannabili compiute da un utente, ma se non specifica i termini per sospendere o annullare l’account, non lo può fare.
Se qualcuno arreca dei danni al sito stesso o ai suoi proprietari può essere costretto a indennizzare gli stessi. Ma, indovinate?, deve essere precisato. E gli obblighi di indennizzo devono essere adeguati e adattati alla potenziale esposizione di ciascun sito web in base alle sue attività specifiche.
Non tutti vendono: cosa devono precisare comunque gli altri
Non mancano delle precisazioni dedicate alla proprietà intellettuale, forse uno dei punti più importanti per quanto concerne un sito. Infatti spesso e volentieri si vedono persone che usano come propri i contenuti presi da un sito, prodotti da qualcun altro.
Quindi, per proteggere materiali e contenuti, deve essere chiara l’esplicitazione di tutti i diritti, sottolineando che ai visitatori e ai clienti del sito Web non sono concessi tali diritti.
Se a un certo punto, per un qualsiasi motivo, il proprietario del sito volesse modificare “Termini e condizioni”? Teoricamente dovrebbe richiedere il via libera del pubblico, a meno che specifichi la possibilità di farlo. Dove? In “Termini e condizioni” naturalmente.
Inoltre bisogna specificare quali sono le leggi e i regolamenti in base ai quali agiscono il sito Web e le attività commerciali ed anche l’ubicazione dei tribunali che hanno giurisdizione sulle controversie tra il proprietario del sito web e qualsiasi cliente o utente.
Un altro particolare a cui si deve prestare attenzione è relativo alla possibilità di inviare email o messaggi promozionali (anche per quanto concerne la privacy). Dato che i regolamenti sono diversi da paese e paese, meglio chiedere un parere legale.
Insomma, non è evidente e bisogna prestare attenzione a quel che si scrive e a quello che si approva. Adesso che sapete tutto questo, leggerete “Termini e condizioni” e “Privacy Policy”? Intanto noi di OsaTech siamo disponibili a aiutarvi, anche da remoto.
