Bisogna archiviare file pesanti. Negli ultimi anni sono arrivati i server cloud
Da quando i file che si archiviano sono sempre più grandi a livello di dimensioni, con foto, video e documenti vari, il dove salvarli è diventato sempre più importante. Servono soluzioni che permettano di poter aver tanto spazio senza spendere troppo.
Se una volta andavano per la maggiore dispositivi esterni come dischi, CD, chiavette USB, negli ultimi anni si sono affermati i servizi cloud che si trovano su server virtuali, permettendo la condivisione più rapida e semplice.
Si tratta di soluzioni che fanno sì che i propri file siano salvati su server e accessibili da diversi dispositivi, dal pc al cellulare sino al tablet, con come unica condizione, quasi sempre, di avere una connessione a Internet.
Nel tempo le possibilità si sono moltiplicate: dai più noti Google Drive, Dropbox e One Drive, agli usatissimi iCloud e Mega 50, sino a Libero Drive e Livedrive, se ne sviluppano sempre di nuove, con caratteristiche diverse.
Quasi tutti hanno il problema di avere poco spazio gratuito. Per poter avere a disposizione un numero importante di gigabyte dove archiviare i propri file infatti bisogna pagare, perché i piani gratuiti non permettono di salvare chissà che.
Quando si sceglie il proprio servizio cloud per memorizzare i file, oltre al costo, è necessario considerare fattori quali usabilità, funzioni aggiuntive (che differiscono da uno all’altro), sicurezza (fondamentale, dato che si parla dei propri documenti), considerando anche il rispetto del GDPR.
Ad ogni modo, questi server cloud hanno conosciuto un ulteriore e importante sviluppo da quando si lavora molto in smartworking (la pandemia ha dato il là al fenomeno che probabilmente resterà), con la necessità di poter condividere molti file.
Spesso diversi colleghi lavorano in contemporanea su un documento, trovandosi ciascuno a casa propria, mentre una volta lo facevano dall’ufficio. Devono quindi potervi accedere in modo semplice e immediato.
Nextcloud è una soluzione sempre più diffusa. Cos’è?
Ma ci sono alternative ai vari Google Drive, Dropbox, OneDrive e altri, magari non a pagamento e con molto spazio a disposizione? Certamente non è più una soluzione attuabile l’uso di chiavette USB o CD, soprattutto per file su cui devono lavorare più persone in luoghi diversi.
Uno strumento utile è certamente Nextcloud, che sta convincendo man mano sempre più aziende di varie dimensioni, dalle piccole alle medie sino ad altre di dimensioni importanti. Lo usa, per esempio, anche il Ministero degli Interni francese come propria piattaforma per la gestione di servizi cloud.
Esso è capace di offrire una serie di caratteristiche uniche che lo rendono un prodotto adatto tanto per i privati, quanto per le piccole, medie e grandi aziende. Non è ovviamente, come per ogni tecnologia, tutto oro quel che luccica, ci sono pro e contro.
Nextcloud è un software che permette di ospitare su un computer, server o un Raspberry Pi un’infrastruttura simile a quella dei servizi di cloud storage. Si tratta di un software open source per la sincronizzazione e la condivisione dei file per tutti.
È dunque un’alternativa interessante ai tradizionali file server, sia in ambito casalingo sia in ambito professionale. In poche parole garantisce una piattaforma di collaborazione dei contenuti locale più distribuita.
I vantaggi di Nextcloud, a partire dallo spazio potenzialmente illimitato
Quali sono i vantaggi rispetto a un server cloud? Ha diverse caratteristiche che lo rendono una soluzione certamente positiva e che si sta diffondendo sempre più, soprattutto in ambito professionale.
Per prima cosa, Nextcloud risolve uno dei maggiori problemi legati ai server cloud, ovvero il piano a pagamento. Chi usa questo software opensource infatti non spende nulla, perché permette di archiviare un numero illimitato di gigabyite senza dover avere piani a pagamento.
Certamente questa è una delle qualità principali che stanno permettendo la sua affermazione. Infatti costa molto poco e non ha costi fissi mensili, come invece hanno servizi quali Google Drive, OneDrive e Dropbox, che difficilmente nelle versioni gratuite possono accontentare le esigenze delle aziende.
Per installarlo non serve nulla di particolare, ovvero non sono richiesti hardware particolarmente potenti o costosi. Per esempio, si può utilizzare un Raspberry Pi che costa attorno ai 35 euro, dunque un costo molto basso, con 2 gigabyte di RAM e l’uso di dispositivi esterni come chiavette e cd.
Si possono avere quanti gigabyte di spazi in funzione da quanti ne permettono gli hard diskes. Se ci si accorge di avere bisogno di ulteriore spazio, infatti, si agisce spostando i file su un disco più capiente.
Nextcloud è un software sicuro
Inoltre, essendo di fatto installato sul pc di casa o su quelli aziendali, consente un totale controllo dei propri dati. È necessario ovviamente mettere in atto le corrette misure di protezione, che sono essenziali.
Per esempio, si potrà usare una VPN, che rende sicuri i dati. Essi con Nextcloud vengono crittografati con la crittografia End-to-End (quella che usa WhatsApp, per fare un esempio noto), il che protegge i file anche nel caso in cui qualcuno riesca a accedervi.
Con Nextcloud più utenti possono lavorare sui file
Nextcloud ha anche diverse funzionalità che lo rendono appetibile. È un editor di files online, ovvero permette di modificare i documenti in remoto grazie ad una funzione chiamata “Collabora”, nome che la dice lunga sul suo scopo.
Grazie ad essa infatti si può lavorare su un documento assieme ai colleghi di lavoro che non si trovano fisicamente nella stessa stanza, diventando molto utile per chi pratica l’home working o ha necessità di un intenso lavoro di team.
Proprio per questa categoria di utilizzatori, è stata inserita la possibilità di effettuare delle videoconferenze online, che risultano essere sicure dato che come i file sono protette dalla crittografia.
Essi potranno comunque operare da remoto su documenti di diversi programmi, compresi per esempio Word e Excel, direttamente online senza bisogno di software installati sul computer. Il software è infatti basato su LibreOffice.
Altre funzionalità utili per condividere il lavoro sono il calendario, che si può facilmente sincronizzare attraverso il protocollo WebCAL e Nextcloud Notes che aiuta a condividere le note.
File sovrascritto per sbaglio? Nextcloud ha la soluzione
Succede spesso di sovrascrivere per sbaglio un file. Un’azione semplice, dettata spesso dalla fretta o dalla distrazione, che può avere conseguenze importanti, perché non sempre è facile recuperare le versioni precedenti del lavoro.
Con Nextocloud è possibile invece ripristinarle senza troppe difficoltà grazie al sistema di versioning, il quale tiene traccia dei cambiamenti ai files e permette di tornare indietro. Di quanto tempo? Dipende dalla dimensione del disco.
Avere a disposizione versioni precedenti dei propri files è molto utile anche quando si viene attaccati da un ransomware, come per esempio CryptoLocker, che penetra nel pc spesso attraverso l’allegato di un’email e crittografa i dati, chiedendo all’utente un riscatto per poterli riavere (e attenzione, pur pagando non è detto che ciò avvenga).
La condivisione dei file con Nextcloud è semplice
Si possono inoltre condividere senza problemi anche file di dimensioni importanti in tempi brevi, il che non è sempre scontato. Molte aziende ovviano a questa difficoltà usando programmi quali WeTransfer, Nextcloud lo permette internamente.
È possibile anche inserire dei criteri personalizzati nella condivisione dei files, che risulta essere di facile attuazione. Si può infatti far sì che una persona che riceve il documento lo possa vedere senza però modificarlo oppure le si può dare la facoltà di modifica.
La condivisione può anche essere limitata nel tempo: ovvero, quell’utente può accedere ai file condivisi solo fino a un lasso di tempo deciso da chi li condivide. Oltre quel momento non potrà più vedere il documento.
Altri pregi di Nextcloud
Nextcloud viene distribuito con un player built-in che dialoga perfettamente con il mondo iOS e Android. Ciò fa sì che esso, banda permettendo ovviamente dato che server Internet, di usarlo come servizio streaming.
Per chi ama conservare e archiviare le proprie foto, il software dà la facoltà di attivare l’opzione di caricamento automatico delle immagini e dei video. Può anche sincronizzare i documenti presenti nelle varie cartelle del pc nel server e negli altri dispositivi tramite il Nextcloud Desktop Sync Client, l’applicazione Android o iOS.
Se si vogliono delle ulteriori funzionalità, si possono utilizzare parecchie app ufficiali e di terze parti per crearne di nuove. Inoltre Nextcloud è rispettoso del GDPR, il che non è sempre scontato coi servizi cloud.
I contro di Nextcloud
Sino a qui i pregi, ma ci sono dei difetti. La velocità dei download e upload sarà strettamente connessa alla qualità della connessione Internet e alla velocità dei dischi. Con una connessione non ottimale, ovviamente il tutto si rallenterà.
Il server dovrà essere manutenzionato, essendo di fatto installato sul pc di casa o su quelli aziendali. Anche in caso di problemi, che avvengono comunque raramente, sarà necessario conoscere un po’ Linux.
Sono inoltre necessari backup periodici, che saranno decisivi in caso di furto dei dati stessi o di guasto dell’hard disk. Ma il backup è essenziale con ogni dispositivo.
Noi di OsaTech siamo a vostra disposizione per rispondere a domande relative a Nextcloud e a qualsiasi sistema di archiviazione files. Possiamo consigliarvi quello più adatto alle vostre esigenze, assistendovi anche da remoto.
