Perché oggi Microsoft Teams è importante
L’emergenza Coronavirus probabilmente è stata semplicemente un evento che ha accelerato una tendenza che prima o poi sarebbe dovuta divenire importante come lo è al momento. Forse ci sarebbe voluto più tempo, ma il mondo avrebbe scoperto prepotentemente il telelavoro.
E di sicuro, una volta compreso che per svariate professioni si può operare benissimo senza essere fisicamente in ufficio, con minori costi legati agli spostamenti e al tempo trascorso lontano da casa, potenzialmente meno inquinamento, una miglior conciliabilità lavoro-famiglia. Ma serve anche la tecnologia.
Per questo noi di Osatech ci impegniamo a fornirvi le soluzioni migliori per implementare la rete informatica della vostra impresa, per permettervi di essere al passo coi tempi. E con la nostra esperienza vi consigliamo anche delle soluzioni che possono aiutare il lavoro di team a distanza.
Una di queste è Microsoft Teams, un tool di lavoro collaborativo di Microsoft, che nelle intenzioni di chi lo ha ideato dovrebbe mandare in pensione il notissimo Skype for Businnes, implementando le sue qualità ed anche altre.
Microsoft Teams infatti è un servizio consente di integrare la messaggistica e le comunicazioni all’interno del team con i flussi di lavoro e la gestione documentale dell’azienda. È utile per la collaborazione e la condivisione all’ interno di contesti aziendali attraverso l’utilizzo di chat.
Sebbene sia stato creato principalmente per la messaggistica e lo scambio di informazioni tra colleghi ma anche per molte altre finalità come effettuare videochiamate, effettuare videoconferenze, creare attività, pianificare appuntamenti e molte altre funzioni.
Le versioni, dalla free alla Premium
Esiste una versione gratuita, che però ha alcuni limiti in termini di quantità: connette un massimo di 300 utenti, allegati possibili da inviare sino a 2GB, 10 GB di spazio in cloud, chat e messaggi, accesso a 250 app integrate Teams e riunioni dal vivo.
Se si desidera di più, esistono due versioni a pagamento. Esse includono servizi differenziati, come uno spazio d’archiviazione in cloud fino a 1TB o illimitato, app specifiche per aumentare la produttività e sistemi di sicurezza avanzati.
Allo stesso tempo è possibile ottenere un supporto dedicato, con strumenti più sofisticati per la gestione della piattaforma con accesso da amministratore. Il primo dei due piani tariffari, Business Basic, costa 4,50 franchi al mese a persona, il secondo, chiamato App for Business, costa 10,20 franchi a persona al mese.
Che servizi offre Windows Teams?
Quali sono, in pratica, i maggiori servizi offerti da Microsoft Teams? Prima di tutto, va tenuto conto che esso è collegato al pacchetto Office. La prima funzione è quella della chat, che con una nuova organizzazione permetterà di essere in contatto con tutti i membri selezionati nel team.
Si può interagire con tutti i membri scelti per far parte dell’organizzazione oppure e si può indirizzare un messaggio a singoli membri usando il simbolo della @ seguita dal nome. Chiunque nel team può quindi rispondere ad un messaggio e avviare la conversazione.
Esiste anche una chat privata, che coinvolga una sola persona o un gruppo: basterà scrivere il nome della persona o delle persone con cui si desidera parlare nella sezione chat, e la conversazione sarà visibile solo da quella o quelle persone, che potranno rispondere.
Si possono condividere dei files, con tutti i membri in una volta sola. Basta selezionare il file desiderato da dispositivi quali il sito Microsoft Teams, da OneDrive o da un pc. Ciascuna persona che lo riceve può visualizzarlo e modificarlo.
Con Microsoft Teams si possono effettuare conferenze audio e video di gruppo, scegliendo chi deve farne parte (invitando, se caso, così come per quanto concerne la condivisione dei files, persone esterne, magari clienti, interessati alla singola riunione), sia in videoconferenza che col solo audio.
Si possono anche aggiungere altre app e servizi per espandere le funzionalità di Team, oltre ai già compresi Bing News, Youtube, Meteo, Wikipedia, Azioni e Mapp; per esempio, Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings, Mindomo, Evernote, SurveyMonkey, Github, Feed RSS da qualsiasi sito e altri.
Scaricare il programma, con Windows o Mac
Scaricare Microsoft Teams è semplice. Si parte dal sito, eseguendo il download. Se il pc è Windows, si accede tramite il proprio account Microsoft, inserendo indirizzo email e password, in seguito iscrivendosi a Teams inserendo anche i dati della propria azienda e specificando che si usa per lavoro.
Si apre una finestra che avverte della creazione di un link di collegamento al team, da condividere con le persone con cui si vuol collaborare. Si clicca, dunque, sulla voce Copia collegamento, per poter incollare il link in questione e condividerlo con i collaboratori.
Per aggiungere altre persone, c’è il pulsante “Aggiungi Persone”, nella parte centrale della schermata. Una volta compreso il modo intuitivo con cui essa è organizzata, si vedranno con facilità i files condivisi da tutti i membri del gruppo, o la sezione Wiki, dove si condividono informazioni.
Se si usa un pc Mac, bisogna scegliere dal sito “Scarica per il desktop” poi “Scarica Teams”. Si inserisce il proprio indirizzo email, segnalando che si utilizza il programma per lavoro. Nel caso in cui apparisse il messaggio “Ancora non usi Teams, ma puoi impostarlo per l’organizzazione”, bisogna associare il l’account Microsoft a Teams.
Per farlo, servirà la password associata all’account. Una volta scaricato il programma, l’uso è semplice e intuitivo, sia con Windows che con Mac. I menu che vengono visualizzati sono Azioni, Chat, Riunioni, Chiamate e Condivisioni File.
Il primo serve per vedere delle notifiche di team, gli altri sono abbastanza evidenti. La chat si usa come quella di un qualsiasi dispositivo di messaggistica, le condivisioni sono caratterizzate dalla solita “ancora” che rimanda alla scelta dei file, Riunioni permette di trasmettere l’invito e l’ora di un incontro ai membri scelti.
Microsoft Teams può fare per voi (tra l’altro, esiste anche la versione per la scuola)? Se avete ancora dei dubbi su come installarlo e usarlo, passate da noi di Osatech, saremo lieti di aiutarvi, assistendovi anche da remoto.
