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Come scegliere un gestionale aziendale?

Come scegliere un gestionale aziendale?

L’evoluzione tecnologica e la sempre maggior competenze impongono alle aziende di automatizzare il più possibile i loro processi, in modo da svolgerli in modo semplice, senza dispendio di personale umano e di tempo.
Spesso si è detto che tra le soluzioni esistenti in qualsiasi campo non ve ne è una migliore in assoluto ma che è necessario scegliere l’opzione che meglio si adatta alle esigenze del singolo cliente. Questa affermazione è più che mai vera quando si parla di software gestionali.

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Che cos’è un software gestionale?

Di che cosa si tratta? È uno strumento che ha il compito di semplificare e velocizzare la rilevazione dei dati legati alle attività svolte da un’azienda con l’obiettivo di fornire risposte necessarie ad altre attività in tempi rapidi. Il software gestionale rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende. Comprendono per esempio software di contabilità, per il magazzino, per la produzione, per il budgeting, di gestione ed analisi finanziaria
Tutte queste funzioni si possono trovare dentro un unico software, che appunto prende il nome di software gestionale, perché si occupa di gestire i processi interni dell’azienda in modo automatizzato, e dunque, se tutto va come deve andare, più rapido.

Sul mercato ne esistono moltissimi, negli anni si ha avuto uno sviluppo importante che ha portato le opzioni a moltiplicarsi e sovente decidere su quale puntare non è assolutamente evidente, dato che sulla carta ciascuno sembra perfetto. Ma quale scegliere fra la moltitudine di offerte? Quello più adatto alla propria attività e alla propria azienda. Non vale l’equazione che il più economico sia la scelta migliore, perché sovente si dice che più spende meno spende. Ovvero, comprando qualcosa a prezzo molto contenuto e con dunque poche opzioni, credendo che per iniziare vada bene, si rischia poco tempo dopo di rendersi conto di non poter svolgere tutte le azioni che servono e quindi di dover andare a comprare altro, spendendo di più. Quindi il meno costoso è un’opzione da scartare? No, non è vero nemmeno quello. Bisogna tener presente che automatizzare i processi e farlo con un unico software permette di guadagnare tempo e di essere più produttivi, dunque è un investimento che ha una grande importanza.

Poter avere numerose funzioni, come la contabilità, la fatturazione (attenzione soprattutto se si parla di aziende italiane, che hanno la necessità di usare la fatturazione automatica), la gestione del magazzino e altro su un unico software permette di avere tutto sotto controllo in modo più semplice e snello.
Ogni azienda è però diversa e ha esigenze particolari. Conoscere a fondo la propria attività e le esigenze che essa comporta è il primo passo per decidere su che tipo di software gestionale puntare, per cui il primo passo da compiere è un’analisi interna. Se si sta cambiando il software (nella maggior parte dei casi, perché quasi tutti ne hanno uno) o lo si sta prendendo ex novo, quali sono i motivi che spingono all’acquisto? Quali sono le aree, i processi e i key users che dovranno essere coinvolti?
Se si parla di un cambiamento, qual è la situazione attuale col software che si usa al momento e che cosa si vorrebbe ottenere di diverso e in più da quello nuovo? Sono le domande base che bisogna porsi prima di pensare ai possibili fornitori.

Tentiamo una classificazione

Ogni software gestionale è unico come risorse e come opzioni, calcolando che una caratteristica molto ricercata è la personalizzazione è difficile catalogarli, ma dovendo provare a dividerli, si individuano di base quattro tipologie.  Esistono software specifici per alcune operazioni aziendali, come esempio si possono fare i programmi per emettere delle fatture, oppure per la gestione di una contabilità semplificata, programmi per acquisire gli ordini clienti etc.  Vi sono poi i software pacchettizzati, offerti con i diversi moduli applicativi: pensiamo al modulo vendite, al modulo acquisti, magazzino etc. Solitamente si pagano le licenze per modulo e per utente. Ci soni poi i software gestionali strutturati, cosiddetti Software ERP, che sono sistemi molto parametrici e flessibili, adatti a gestire organizzazioni che operano su più paesi e con processi aziendali a volte molto strutturati.

Infine, abbiamo i software Erp di classe Enterprise, adatti a grandi organizzazioni, pensati per gestire tutte le operazioni aziendali e in grado di assicurare un totale controllo del flusso di informazioni dell’intera organizzazione. Ciascuna tipologia ha un costo di licenza, ovvero di costo richiesto dai proprietari dei software per “concederlo”, che va dal più basso al più alto. Il consiglio per le aziende che desiderano una gestione unica è di puntare su gli Erp. Essi garantiscono un’ampia flessibilità di configurazione, un’integrazione di tutte le funzioni aziendali, con elaborazione delle informazioni per pianificare attività e politiche commerciali, massimizzazione dell’efficienza di tutto il sistema mediante il controllo di tutti i processi aziendali.

Inoltre, permettono la certificazione puntuale del processo, elaborano strategie aziendali grazie ad analitiche di prodotto e BI evolute e personalizzano una struttura modulare in fase di sviluppo e configurazione del sistema, Bisogna calcolare che necessita però di costi di implementazione, che spesso a spanne equivalgono alla metà del costo complessivo, dunque indicativamente lo stesso prezzo delle licenze: può diventare oneroso.
Una soluzione per chi vuole spendere meno sono i software in cloud, dove non è richiesta alcuna infrastruttura Hardware interna, con un semplice collegamento Internet e con qualsiasi PC dotato di un Browser Web si accede al Software Erp che gira sulla piattaforma Cloud.

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Le domande da porsi, oltre al budget, quando si sceglie un software gestionale

Se l’idea non piace, bisogna tener conto anche del fatto che per usare un software comunque serve una certa formazione, per permettere ai dipendenti che lo dovranno usare di conoscere le funzionalità. E anche questo passaggio ha un costo. Chi vende il software è disposto a insegnare a usarlo? Fornisce delle guide per le funzioni avanzate? Il software di per sé è abbastanza intuitivo da permettere di utilizzarlo senza dover chiamare ogni giorno l’esperto che spieghi le funzioni? Altri parametri di cui tener conto è il grado di personalizzazione che chi vende il software è in grado di fornire: più esso è alto, più è facile che il programma si adatti perfettamente alle esigenze dell’azienda (ma potrebbe costare).  Un ultimo punto: il software viene aggiornato spesso? Un’azienda produttrice seria lo migliora continuamente. Il rischio di affidarsi a qualcuno di errato è di trovarsi, a un certo punto, con un produttore che non esiste più e di dover dunque ripartire da capo. Questi sono alcuni capisaldi di cui tener conto. Noi di OsaTech siamo disponibili e consigliarvi e installarvi il software gestionale più adatto a voi, aiutandovi anche da remoto!

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