Facciamo chiarezza sulle direttive per il POS
Manca poco all’aggiustamento che completa la normativa già in corso da anni sull’obbligo POS per commercianti e professionisti, fino al 2023 ancora senza sazione.
La legge esiste già dal 30 giugno 2014, ma dal 1° gennaio 2023, in base alla normativa che prevede l’accettazione di pagamenti digitali con bancomat, carte di credito, pagamento o prepagate, per qualsiasi importo, anche minimo, chi non adempie verrà multato. E questo dovrebbe mettere il punto a questa annosa questione.
Anche se ormai sappiamo tutti di cosa si tratta, lo ribadiamo: il POS è quel dispositivo elettronico che permette il pagamento attraverso le carte di credito, di debito o carte prepagate.
Ovviamente, l’obiettivo di questa legge punta soprattutto alla tracciabilità delle operazioni finanziarie, ma al contempo vuole stimolare la crescita tecnologica e digitale per tutte quelle realtà che ancora faticano a stare al passo.
Operazione POS, scatta l’obbligo per professionisti e commercianti di accettare anche i pagamenti più bassi
Se ancora oggi vi capita di entrare in un negozio per comprare una tintura per capelli che costa solo 5 franchi, e di vedervi negare il pagamento con la carta prepagata perché il terminale è rotto, non si collega ecc., oppure di sentirvi dire al bar: “mi spiace non accettiamo pagamenti con bancomat per importi così bassi”, perché magari non avete contante e volete pagare una semplice colazione con il bancomat, sappiate che dal prossimo anno le cose cambieranno.
Ancora oggi, nel caso in cui il negoziante o il professionista vi rifiutasse il pagamento elettronico per qualsiasi ragione, più o meno plausibile, non sarebbe passibile di multa anche se resterebbe sempre esposto al rischio di una possibile denuncia alle autorità preposte, innescando così lo scenario dei rituali controlli fiscali a suo carico.
Ebbene, dal 2023 scatta ufficialmente l’obbligo POS per tutti i tipi di pagamenti, senza alcuna preclusione rispetto alla cifra, e con effetti sanzionatori. Ovvero chi non è in regola e viene colto in flagrante, dovrà pagare una sanzione pecuniaria.
Perché questa misura e a chi è destinata?
In realtà, come premesso la normativa esiste sin dal 2014 ma senza ancora prevedere alcuna sanzione per gli inadempienti. E inquadrata così, la questione, non poteva che restare sospesa a mezz’aria.
Il perché della misura sanzionatoria presa dai vertici è presto detta:
punta a limitare l’uso del denaro contante nelle transazioni commerciali, incoraggiando a mettersi in regola con i pagamenti digitali che prevedono l’uso di strumenti tracciabili, con l’obiettivo di imbracciare la lotta all’evasione fiscale e portare alla luce quella fetta di economia beatamente sommersa.
E di fatto, la moneta elettronica è l’unico mezzo attraverso il quale si può tener traccia delle transazioni, e quindi il controllo delle attività illegali (come per esempio, le operazioni di riciclaggio).
Le categorie professionali che devono aderire alla normativa e dotarsi di POS sono:
- artigiani
- commercianti
- attività di ristorazione
- professionisti che esercitano in proprio e che hanno un rapporto diretto con i loro clienti (medici, avvocati, notai, commercialisti ecc.)
- attività e strutture ricettive come hotel, pensioni, B&B e agriturismi.
- Nel frattempo come comportarvi se vi viene rifiutato il pagamento tramite POS?
Se inconsapevoli di non poter usare il POS avete consumato un pasto per colazione, a pranzo o a cena presso una qualsiasi attività di ristorazione, e solo alla fine vi viene detto che non è possibile eseguire transazioni con carta o bancomat per guasti di natura tecnica o problemi simili, avete il diritto di rimandare il pagamento tornando il giorno dopo con i contanti oppure inviando un bonifico.
Se invece l’esercente si rifiuta di accettare il pagamento con il POS per altri motivi che non siano di natura operativa, potrete segnalare l’accaduto alle forze dell’ordine e alle istituzioni preposte ad accoglierlo.
Le conseguenze per il commerciante sono piuttosto chiare: dovrà motivare il suo atteggiamento e dar conto alle autorità della presunta intenzione di violare la legge non rendendo tracciabili gli incassi.
Se da un lato la normativa che detta l’obbligo POS può essere vista come punitiva, dall’altro dà una bella shakerata a tutte quelle attività ancora poco digitalizzate.
Obbligo POS, dall’analogico al digitale per una trasformazione inevitabile
L’obbligo POS non va solo a pungolare il nostro lato etico e responsabile, trasformando il vil denaro contante in materia scomoda e rischiosa.
La normativa – un altro piccolo passo verso una trasformazione culturale già in atto su piani diversi – dà anche una bella spinta a quella che dovrebbe essere la digitalizzazione oggi: una macchina collaudata che sa funzionare come deve per agevolare la vita delle persone/consumatori e per rendere più semplice e sicura la gestione aziendale, lontana dal rischio di qualsiasi errore amministrativo.
In parole povere, con l’introduzione dei sistemi evoluti nella gestione aziendale – come per esempio i pagamenti digitali – possiamo stimolare lo sviluppo tecnologico modernizzando società ed economia.
Come mettersi in regola per evitare sanzioni
Mettersi in regola per evitare sanzioni, quindi, è ormai indispensabile per tutti.
A questo punto, però, la decisione più saggia sarebbe trovare quella soluzione definitiva per digitalizzare ogni tipo di attività inerente gli incassi, tenendole tutte allineate l’una con l’altra.
Non conviene, infatti, gestire per compartimenti stagni le varie operazioni di cassa, POS, registrazione, calcolo e memorizzazione delle transazioni di vendita ecc.
La formula migliore, quella che si sta diffondendo in tutte le aziende – piccole o grandi – che non hanno ancora una tecnologia così evoluta, tale da permettere di lavorare con fluidità tenendo sotto controllo le diverse operazioni, è quella di adottare un’unica soluzione informatica per pagamenti POS, cassa, magazzino, statistiche, gestione e condivisione documenti.
Tuttavia le aziende, le attività, i professionisti, non hanno tutti le stesse esigenze, ecco perché noi di Osatech abbiamo progettato soluzioni diverse, adattabili a ogni dimensione e natura, basandole sulle necessità di chi cerca prodotti completi, semplici da usare e dai costi accessibili in confronto a tanti altri.
Sono tecnologie dagli standard molto elevati che nascono per negozi, ristoranti, supermercati e attività commerciali di ogni tipo che vogliono ottimizzare e controllare la gestione degli incassi.
Senza toccare cifre esorbitanti, proprio per permetterne l’accessibilità, abbiamo puntato soprattutto sulla semplicità dell’uso di Casse e POS che devono alleggerire la vita, e non complicarla.
Tanto per fare un esempio, tra le soluzioni POS più richieste, quella per la ristorazione IPratico e quella rivolta allo store, IPratico Store, con funzionalità specifiche per tenere sempre sotto controllo i conti, da usare come punto cassa e anche per prendere gli ordini.
L’interfaccia è molto semplice e può essere personalizzata, tutto ciò che viene inserito può eventualmente essere condiviso con i dipendenti e con altri dispositivi in simultanea: stampanti, tablet o mini tablet.
Se poi qualcosa non fosse comprensibile, è possibile rivolgersi all’assistenza (sempre disponibile).
Ma c’è anche un altro aspetto da considerare: l’assenza degli ingombri, la libertà dai cavi e dai dispositivi che tolgono spazio vitale, le tastiere difficili da collocare.
La tecnologia può essere vista come un elemento di “disturbo”, nel caso in cui si debba mobilitare una gestione che poggia su anni di abitudine e consuetudini. Ma bisogna, invece, avere la lungimiranza di lasciare la zona di comfort che tiene legati ad assetti vecchi e ostacolanti.
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